Préparer et conduire efficacement les entretiens individuels de fin d’année

Les entretiens individuels de fin d’année sont des moments clés pour la motivation et l’engagement des collaborateurs. Bien préparés et menés, ils permettent de faire un bilan constructif de l’année écoulée, de fixer des objectifs motivants pour l’année à venir, et de renforcer la relation entre le manager et le collaborateur. Au-delà d’une obligation légale, cet entretien représente une véritable opportunité de reconnexion et de dialogue, visant à aligner les aspirations personnelles avec les objectifs de l’entreprise.

Préparation de l’entretien

Un entretien non préparé est un entretien reporté : pour garantir un échange constructif, chaque partie doit avoir anticipé les sujets à aborder et organisé ses réflexions.

Pour préparer efficacement l’entretien, chaque participant doit se concentrer sur les points suivants :

• Support structuré : Un support d’entretien, avec toutes les rubriques nécessaires (bilan des objectifs, savoir-faire, savoir-être, axes d’amélioration, objectifs à venir, etc.), doit être remis au collaborateur et au manager afin qu’ils disposent de la trame pour préparer efficacement l’entretien et suivre un fil conducteur commun durant l’échange.
• Bilan de l’année écoulée : Analyse des réussites et des difficultés, en identifiant les causes éventuelles de blocages (manque de compétence, connaissance, savoir-faire ou savoir-être). L’objectif est de prendre en compte l’année dans sa globalité, et non seulement les événements récents. En effet, il est naturel de se souvenir davantage des comportements et performances des dernières semaines, mais pour un bilan juste et complet, il est essentiel de prendre du recul et d’évaluer l’ensemble de l’année écoulée.
• Égalité entre savoir-faire et savoir-être : Prêter une attention équivalente aux compétences techniques et aux qualités relationnelles. Bien souvent, ce sont des problèmes de comportement, de leadership, d’ego, de relations ou encore de communication qui créent des blocages. C’est pourquoi le savoir-être est tout aussi important que le savoir-faire dans l’évaluation et le développement d’un collaborateur.
• Préparation des attentes : Réfléchir aux attentes pour l’entretien et pour l’année à venir, afin d’assurer une discussion claire et franche sur les objectifs mutuels.
• Objectifs SMART : Le manager peut préparer des propositions d’objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis) en lien avec les missions du collaborateur et la stratégie de l’entreprise. Le collaborateur, quant à lui, peut également préparer ses propres objectifs pour être force de proposition et exprimer ses aspirations.

Déroulement de l’entretien

L’entretien de fin d’année est un moment d’échange privilégié, qui doit se dérouler dans un cadre de bienveillance et de disponibilité totale : le téléphone est éteint et les interruptions sont exclues pour permettre une concentration optimale. Le déroulement suit des étapes claires et constructives, où le manager et le collaborateur abordent ensemble le bilan de l’année écoulée, en valorisant les réussites et en identifiant les axes d’amélioration de manière constructive.

Il est possible que des sujets sensibles ou des conflits émergent durant l’entretien, qu’ils concernent des désaccords sur l’évaluation des objectifs, des frustrations accumulées, ou des attentes non satisfaites. Dans ces situations, il est essentiel de préserver un cadre bienveillant et constructif. Si le désaccord prend de l’ampleur ou risque de perturber le déroulement de l’entretien, il est recommandé de traiter ce sujet spécifique dans un cadre séparé, programmé à une date ultérieure, afin que la discussion ne vienne pas perturber le reste de l’entretien individuel.

La durée de l’entretien doit être adaptée au poste : une durée maximum de 1 heure pour un technicien, et de 1h30 à 2 heures pour un cadre (1h30 étant idéal pour conserver l’attention et l’efficacité). Plus de deux heures devient contre-productif, car la concentration s’épuise et le collaborateur pourrait finir par accepter des propositions par fatigue. Cette structure temporelle aide à maintenir un échange efficace et motivant.

Projection pour l’année à venir

La définition des objectifs pour l’année à venir est une étape clé de l’entretien. Ces objectifs, qu’ils concernent des postes techniques ou de cadres, doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis) et coconstruits entre le manager et le collaborateur pour garantir l’adhésion et la motivation. Des objectifs trop flous ou mal définis peuvent créer des interprétations différentes et des perceptions divergentes entre le manager et le collaborateur, ce qui rend difficile l’évaluation de leur atteinte et peut nuire à l’accord sur les résultats.

Un exemple d’objectif souvent trop flou est : « améliorer la qualité du travail », car il manque de critères concrets et mesurables. Pour le rendre SMART, on pourrait le reformuler ainsi : « Réduire le taux d’erreurs dans les rapports techniques de 5 % à 2 % d’ici la fin du trimestre en suivant une formation qualité et en utilisant un guide de vérification systématique. » Cet objectif est spécifique (réduction du taux d’erreurs), mesurable (de 5 % à 2 %), atteignable et réaliste (formation et guide de vérification), et défini dans le temps (fin du trimestre).

Tout poste, même technique ou modeste, peut inclure des objectifs motivants et contributeurs à la stratégie de l’entreprise.

Si des manquements en compétences, connaissances, ou savoir-être ont été identifiés lors du bilan, il est important de rechercher des solutions en collaboration. Cela peut inclure des formations internes ou externes, des sessions de coaching, ou un accompagnement spécifique. Idéalement, un plan d’action est défini sur-le-champ, avec des dates clés, pour valider l’engagement du manager à soutenir le collaborateur dans sa progression.

Suivi à mi-année

Il peut être très judicieux de prévoir un point d’avancement à mi-année, plus court, pour évaluer la progression vers les objectifs fixés et identifier d’éventuels blocages. Ce suivi permet de réajuster les actions si nécessaire et de garantir que les objectifs restent atteignables. En procédant ainsi, on évite d’attendre une année complète pour se rendre compte qu’un objectif n’a pas pu être atteint, ce qui renforce la réactivité et l’accompagnement du collaborateur dans sa progression.

En conclusion, un entretien individuel de fin d’année bien préparé et mené est un outil précieux pour motiver et engager les collaborateurs. En suivant ces étapes et en adoptant une approche bienveillante et constructive, les managers peuvent renforcer la relation avec leurs équipes et contribuer à leur développement professionnel, tout en servant la performance de l’entreprise.

Isabelle Bodar