Vous entendez parler par ici et là du comité de pilotage ; vous vous demandez peut-être ce que c’est, quel lien cela a avec la gestion d’un projet, à quoi ça sert, comment le mettre en oeuvre ?
Ci-dessous, trouvez des réponses à ces questions !
UN COMITÉ DE PILOTAGE, QU’EST-CE QUE C’EST ?
Un comité de pilotage ou Copil, c’est un groupe de dirigeants chargés de veiller à la bonne conduite et au bon fonctionnement d’un projet au sein d’une organisation.
En général, il est constitué d’un membre de chaque métier, de chaque service ou fonction devant jouer un rôle dans la mise en œuvre du projet : le directeur financier, le directeur production, le directeur marketing, etc.
Des prestataires externes peuvent statuer au sein de ce comité également mais surtout : au sein d’un copil, on retrouve le maître d’ouvrage (maître d’ouvrage stratégique et maître d’ouvrage délégué) et le maître d’œuvre.
Le maître d’ouvrage est généralement appelé Sponsor et est très souvent le président du comité de pilotage. Quant au maître d’œuvre, il est appelé directeur de projet ou chef de projet, et anime le copil.
UN COMITÉ DE PILOTAGE, À QUOI ÇA SERT ?
Un comité de pilotage a le pouvoir de piloter de façon autonome un projet, c’est-à-dire sans être sous le contrôle permanent de la hiérarchie de l’organisation. Par contre, il doit rendre compte au comité directeur.
Le comité directeur a une vocation plus stratégique que le comité de pilotage. Le comité de pilotage, lui, se charge davantage :
- De planifier les dates-clés du projet,
- De valider l’équipe proposée par le directeur de projet,
- D’analyser les options suggérées par le directeur de projet,
- De décider des actions à mener en termes d’allocation de ressources, de réduction des coûts, d’amélioration des processus Qualité et Délais, etc,
- De valider les décisions importantes,
- De suivre régulièrement l’avancement du projet,
- D’arbitrer quand c’est nécessaire.
Le copil va également servir de relais de pouvoir auprès des instances de décision plus élevées. Il va aider à faire approuver les décisions majeures, stratégiques. C’est la raison pour laquelle les membres d’un comité de pilotage :
- Doivent être des personnes influentes,
- Des personnes concernées par les résultats du projet, et
- Doivent avoir un pouvoir plus ou moins fort sur les moyens alloués au projet.
COMMENT SE DÉROULENT LES RÉUNIONS D’UN COMITÉ DE PILOTAGE ?
Les réunions du copil sont conduites, sous l’autorité du Sponsor, par le directeur de projet ; et il y a quelques règles pour les animer efficacement :
- Les réunions sont planifiées longtemps à l’avance pour être certain de la disponibilité des membres qui sont en général des cadres sup, des managers ou des dirigeants.
- Durant les réunions, le chef de projet doit aborder directement les points cruciaux à aborder et présenter des tableaux de bords clairs et synthétiques. N’oubliez pas que le comité de pilotage est là pour faire avancer le projet. Inutile donc de perdre du temps sur les points qui ne souffrent d’aucun blocage !
- Le Sponsor est l’allié du Chef de projet. Voilà pourquoi, s’il y a quelque chose d’important à savoir, le Sponsor doit la connaître avant le déroulement de la réunion. Le Chef de projet doit le mettre dans la confidence,
- Lors des réunions du comité, faites attention tant aux enjeux politiques qu’aux enjeux techniques. N’oubliez pas qu’il peut y avoir une lutte de pouvoir entre les membres.
Plus largement, ce dispositif permet de garder en ligne de mire les stratégies de l’entreprise, de veiller à ce que les décisions soient en cohérence avec l’identité de l’entreprise et que les remontées d’information terrain soit prises en compte de manière pragmatique. Il est un par défaut, un élément fonctionnel de l’intelligence collective.
Voilà l’essentiel de ce qu’il vous faut savoir sur le comité de pilotage. Avez-vous des anecdotes ou une expérience à nous faire part dans les commentaires ci-dessous ?