Les réunions en entreprises sont courantes et nombreuses. Mais sont-elles vraiment utiles ? Selon une étude de l’Institut des Hautes Etudes Economiques et Entrepreneuriales, 58% des réunions seulement sont jugées utiles par ceux qui y assistant. Certes ces points hebdomadaires ou quotidiens sont indispensables, mais seulement si ils sont vraiment efficaces. Animer une réunion : tour d’horizons des points essentiels à savoir…
ANIMER UNE RÉUNION EST INUTILE S’IL N’Y A PAS :
1. DÉFINIR UN ORDRE DU JOUR
Animer une réunion pour faire le point peut rapidement devenir inutile si vous n’avez pas, au préalable, défini un ordre du jour. Vos collaborateurs, vos salariés, doivent connaître en amont le sujet de votre réunion pour pouvoir s’y préparer. Ainsi, si l’objectif est large et non défini clairement, vous perdrez du temps. Vos salariés ne seront pas réellement à quoi s’attendre. Vous gagnerez du temps en envoyant un email à l’ensemble de votre équipe quelques jours avant la réunion en décrivant le déroulé de celle-ci.
2. UN PROGRAMME DÉFINI DANS LE TEMPS
Les réunions qui s’allongent dans le temps ne sont pas productives. Si chacun y va de son commentaire, la discussion risque rapidement de s’éterniser. Le ou la responsable en charge de la réunion doit donc être conscient du temps passé sur chaque objectif afin de recentrer, lorsque cela est nécessaire, la discussion sur l’essentiel.
3. UN TEMPS DE PAROLE POUR CHACUN
Certains de vos salariés sont plus bavards que d’autres. Ils prendront naturellement la parole alors que d’autres oseront moins le faire. Définissez à l’avance un temps de parole pour chacun de vos salariés en les incitant, à l’avance, à préparer ce temps de parole. Avec ces limites, vos salariés seront s’exprimer efficacement, en décrivant le travail et les résultats obtenus.
4. DÉFINIR UN PLAN
Une fois chaque objectif passé en revue et l’intervention de chacun de vos collaborateurs, beaucoup oublient alors de créer un plan. Mais alors, à quoi sert votre réunion sans un résumé de ce qui est fait et une liste claire de ce qui reste à faire ? Pensez qu’une réunion doit toujours être tournée vers le futur et définir les prochaines étapes à mettre en place. Ainsi, pensez à faire un petit résumé oral à la fin de chaque réunion pour reprendre point par point ce qui a été vu et ce qui est maintenant à faire pour chaque personne ou service. Une fois la réunion terminée, validez ce processus en envoyant par email ou par papier, un compte rendu ainsi qu’un rappel des objectifs à atteindre.
5. OÙ FAIRE SES RÉUNIONS
Sortez des sentiers battus (c’est-à-dire de la traditionnelle salle de réunion) et changez régulièrement d’endroit. Si vous avez l’occasion de faire votre réunion à l’extérieur, sautez sur l’occasion, cela dynamisera votre équipe et vous permettra d’allier le plaisir au travail. De même que vous pourriez organiser vos réunions dans un service différent à chaque fois.
Cet esprit « Vis ma vie » contribue à mettre en avant chaque service et permet ainsi à chaque employé de se sentir traité avec considération par l’entreprise. Selon vous, qu’est ce qui fait une réunion efficace ? Utilisez-vous certaines techniques ?